Tecnologia web, cloud e mobile, disponibile in modalità licenza o SaaS, Travel è la soluzione che permette di ottimizzare l’intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplifica i processi di comunicazione, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i costi di gestione e migliora l’efficienza dei processi.

Travel è una soluzione innovativa per il governo dell’intero processo di gestione delle trasferte, dalla fase di approvazione e organizzazione della trasferta pre-travel, ai servizi per i trasfertisti on-travel, dalla gestione amministrativa e delle spese post-travel, fino all’analisi dei costi.

Con Travel è possibile importare facilmente e riconciliare automaticamente i flussi di fatturazione relativi alle spese di trasferta.

Travel condivide la base dati anagrafica unica con tutti gli altri software che fanno parte della suite HR, permettendo così di integrare tutti i processi di amministrazione, organizzazione, sviluppo e sicurezza di ogni persona in azienda.

Inoltre, oltre a condividere la stessa base dati, i software della suite offrono utili funzioni trasversali che favoriscono l’efficienza, la collaborazione e il controllo dei processi come il Portale per il Personale – HR Portal, strumenti per la Gestione documentale e la Firma dei documenti e per l’Analisi del personale.

Integrazioni

Travel si collega a tutti gli altri sistemi aziendali, dai software gestionali/ERP alla fatturazione, dall’asset management alle soluzioni per le agenzie di viaggio e ai tour operator, soddisfacendo così tutti gli attori normalmente coinvolti nel processo di business travel (risorse umane, amministrazione, contabilità, agenzie viaggio, fornitori, trasfertisti ecc.).

Travel si integra nativamente anche con CarFleet, il software per ottimizzare l’organizzazione e controllare i costi della gestione delle flotte auto aziendali.

In questo modo è possibile governare in modo efficiente tutti i processi legati alla mobilità del personale aziendale.

PARTNERSHIP PER PAGAMENTI ELETTRONICI

  • Airplus

Travel agevola il lavoro di tutte le risorse impiegate nel processo amministrativo grazie all’integrazione con AirPlus Company Account, la soluzione centralizzata per il pagamento, la rendicontazione e l’analisi dei servizi di viaggio dell’azienda.

I dati delle prenotazioni effettuate con le soluzioni di pagamento lodge AirPlus vengono acquisiti nel software, in cui tutte le transazioni sono abbinate alle note spese di ogni singolo dipendente in trasferta ai fini di una completa automazione contabile.

Al termine del processo le spese di trasferta convergono in un’unica rendicontazione indipendente dal canale di acquisto.

  • Soldo

L’integrazione di Travel con le carte Soldo permette alle aziende di gestire i dipendenti e i centri di costo trasversalmente a tutta l’organizzazione. Grazie alla creazione di portafogli virtuali e di carte MasterCard virtuali o reali, i lavoratori e i vari dipartimenti possono spendere a nome dell’azienda, garantendo un aumento della visibilità di spesa e ottimizzando i processi contabili.

Principali funzionalità

La struttura modulare di Travel permette di configurare la soluzione in base alle specifiche esigenze dell’azienda e dell’organizzazione di trasferte e note spese.

TRASFERTE

  • flussi approvativi della trasferta;
  • budget di trasferta;
  • richiesta dei servizi di viaggio tramite l’ufficio interno, l’agenzia e i suoi self booking tools;
  • gestione anticipi e resi.

PAGAMENTI ELETTRONICI

Acquisizione automatica dei flussi di pagamento da carta di credito, Telepass, fuel card, estratti conto di agenzia e fornitori.

PRENOTAZIONE AUTO AZIENDALI e relativo storico delle assegnazioni.

LOCALIZZAZIONE AUTOMEZZI: posizione, itinerario, km percorsi, velocità e consumi.

FATTURAZIONE ELETTRONICA

Riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta per un controllo puntuale dei costi e la corretta associazione tra spesa, dipendente e fattura elettronica.

NOTE SPESE

  • compilazione note spese;
  • predisposizione distinta rimborsi
  • output per contabilizzazione e paghe;
  • generazione documenti riepilogativi ai fini del recupero IVA.

CONSERVAZIONE DIGITALE di note spese e dei giustificativi di spesa.

APP MOBILE

Con l’App per dispositivi IOS e Android per la raccolta delle spese e l’invio dei giustificativi durante la trasferta, è possibile fornire ai dipendenti una serie di servizi e funzionalità 24 ore su 24, ovunque siano, anche in assenza di connessione dati:

  • Registrazione delle spese di trasferta e tutte le informazioni ad esse associate
  • Possibilità di allegare la fotografia, effettuata con il dispositivo mobile, del documento (ricevute, fatture, ecc), velocizzando così le fasi di controllo della nota spesa senza attendere la consegna della copia cartacea.
  • Sincronizzazione automatica delle spese inserite su smartphone, per avere parte della Nota Spese già compilata, riducendo notevolmente il tempo necessario per la rendicontazione finale.

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